Foire aux questions

 

Informations générales:

 

Comment puis-je devenir bénévole ?

Le portail d’inscription en ligne pour les bénévoles sera accessible dès le 16 mars 2019. Tous les gens intéressés par le bénévolat pourront postuler pour des rôles avant, durant ou après les Jeux via ce portail.      

Quand devrais-je m’inscrire?

Dès que possible après le 16 mars 2019. Les adultes de 19 ans et plus qui souhaitent être bénévoles durant les Jeux doivent procéder à une vérification des antécédents auprès de la police. Ce processus prend du temps, donc ne retardez pas votre inscription, cela pourrait limiter votre accès à certains rôles.

Que faire si je ne sais pas encore mes disponibilités pour la période des Jeux ?

Nous vous aiderons à trouver des quarts de travail qui conviennent à votre horaire. L’établissement des horaires commencera à l’automne 2019 et à ce stade, vous aurez la possibilité d’accepter ou de refuser des quarts selon vos disponibilités. Même si vous ne connaissez pas vos disponibilités jusqu’à une date près des Jeux, nous vous encourageons à compléter votre inscription le plus tôt possible.

J’habite à l’extérieur de Whitehorse, puis-je quand même m’impliquer ?

Absolument! Les gens de toutes les communautés du Yukon sont invités à s’inscrire comme bénévoles. Tous les bénévoles n’habitant pas à Whitehorse sont responsables d’organiser leur déplacement et leur hébergement.

Quel genre de rôles sont offerts ?

Entre services de transport et services alimentaires, faire la sécurité ou être une mascotte, il y a un rôle pour chacun aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020. Pour davantage d’information sur les types de rôles offerts, consultez notre page sur les opportunités de bénévolat.

Est-ce que tous les sites à Whitehorse seront accessibles en transport en commun ?

Plusieurs des sites sportifs sont déjà sur les circuits de transport en commun de la ville de Whitehorse. La ville de Whitehorse commandite le transport pour les bénévoles donc vous n’aurez pas à payer sur présentation de votre badge d’accréditation. Certains sites à l’extérieur de la ville ne sont accessibles qu’en voiture.

J’ai un handicap et j’ai de l’assistance à temps plein. Puis-je quand même m’impliquer ?

Oui, nous encourageons toutes les personnes avec handicap à s’inscrire pour être bénévoles aux Jeux. Une fois votre inscription complétée, nous vous contacterons pour nous assurer de vous assigner un rôle qui vous est accessible. Si vous avez de l’aide à temps plein, cette personne devra également compléter le processus d’inscription et passer le contrôle de sécurité, et sera spécialement identifiée lors d’une discussion suivant votre inscription.

J’ai un chien d’assistance, peut-il m’accompagner ?

Une fois votre inscription complétée, nous vous contacterons pour nous assurer de vous assigner un rôle qui vous est accessible.

Y a-t-il d’autres activités ou événements spéciaux durant les Jeux auxquels je pourrai amener ma famille ?

Oui. En plus des 21 sports présentés, les Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020 accueilleront également un festival culturel.

Où est la meilleure place pour obtenir de l’information ?

Le site web des AWG2020 et ses réseaux sociaux auront toujours les informations les plus complètes et les plus à jour sur les façons de s’impliquer dans les Jeux. Visitez le www.awg2020.org et suivez-nous sur Facebook et sur Twitter.

Est-il possible de faire du bénévolat avant les Jeux ?

Oui, il y aura certaines opportunités de disponibles lors de la phase d’organisation et la période allant de janvier à mars 2020. Si vous êtes intéressé, consultez notre section Opportunités de bénévolat et suivez-nous sur Facebook et sur Twitter.

Quelle est la différence entre les rôles se déroulant avant, pendant ou après les Jeux ?

Avant les Jeux : Vous pouvez aider au recrutement et à l’aménagement des horaires et au montage des installations, donner un coup de main lors des événements spéciaux et travailler dans un domaine fonctionnel spécifique, afin que tout soit prêt pour les Jeux.

Durant les Jeux : Vous serez affecté à des quarts de travail propre à votre rôle et votre site et travaillerez dans une équipe de 1800 bénévoles pour nous aider à faire des Jeux d’hiver de l’Arctique une expérience transformatrice pour les athlètes, les spectateurs et les invités.

Après les Jeux: Vous pourrez aider au démontage des installations sur les sites et à la coordination du programme de reconnaissance des bénévoles ou travailler sur tout autre projet à compléter qui se présentera.

Où dois-je appeler pour parler à un membre du personnel ?

Contactez notre équipe au département des bénévoles au 867-393-2020 ou envoyez-nous un courriel au volunteers@awg2020.org.

 

Prérequis:

Y a-t-il des prérequis de langages pour les bénévoles ?

Oui, tous les bénévoles doivent être en mesure de travailler en anglais. Certains rôles demanderont également de maîtriser les deux langues officielles du Canada (l’anglais et le français)

Les bénévoles doivent-ils travailler un nombre d’heures précises pour les Jeux ?

Il n’y a pas de nombre d’heures maximum de bénévolat durant les Jeux. Vous êtes invités à donner autant d’heures que vous le permet votre horaire. Pour être reconnus officiellement en tant que bénévoles (recevoir un uniforme, une épinglette et une invitation au gala de reconnaissance des Jeux), les bénévoles doivent s’engager à être disponibles pour un minimum de 12 heures entre le 15 et le 21 mars 2020.

Qu’arrive-t-il si je ne suis pas en mesure de fournir le minimum d’heures requis ?

Le nombre d’heures minimum requis doit être fait en sept jours, entre le 15 et le 21 mars 2020. Plusieurs quarts de travail seront disponibles les soirs et fins de semaines, afin d’offrir une flexibilité dans la gestion de vos heures. Nous sommes également à la recherche de bénévoles disponibles avant les Jeux, pour nous aider à la préparation de l’événement dès maintenant jusqu’en mars 2020, et après les Jeux, pour nous aider au démontage une fois les Jeux terminés.

Mes enfants peuvent-ils s’impliquer ?

Pour être admissible à participer aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020 en tant que bénévoles, les enfants doivent être âgés de 13 ans et plus en date du 1er janvier 2020. Les bénévoles âgés de 13 à 18 ans devront soumettre un formulaire complété de consentement parental durant le processus d’inscription. Après le 16 mars 2019, visitez l’onglet INSCRIPTION DES BÉNÉVOLES sur notre site web (www.awg2020.org) pour trouver toutes les informations et le formulaire de consentement.

Mes enfants peuvent-ils m’accompagner durant mon quart de travail ?

Pour des raisons de sécurité, les enfants ne sont pas autorisés à accompagner leurs parents durant leurs quarts de travail. Veuillez faire les arrangements nécessaires pour la garde de vos enfants lorsque vous travaillez. 

Que signifie «être debout pour une période prolongée»?

Dans le contexte des Jeux, cela signifie rester debout durant cinq heures sans pause. Nous posons cette question, car certains rôles peuvent demander de rester immobiles. Nous faisons tous les efforts nécessaires pour nous assurer que les bénévoles ont des pauses et font une rotation de tâches sur le site.

 

 

Portail en ligne:

De quelles informations ai-je besoin avant de m’inscrire comme bénévole?

Avant de commencer votre inscription, assurez-vous d’avoir les informations suivantes :

  • Une adresse courriel valide que vous consultez souvent
  • Un contact en cas d’urgence

Que faire si je n’ai pas d’ordinateur ?

Notre centre de bénévoles a des ordinateurs sur lesquels vous pouvez vous inscrire. Le centre est situé dans la NVD Place, 4th Avenue et Ogilvie Street, devant le Qwanlin Mall, bureau 300. Les heures d’opération sont du lundi au vendredi, de 8:30 à 16:30. La bibliothèque publique de Whitehorse de même que les bibliothèques dans les différentes communautés ont également des ordinateurs disponibles.

Je suis inscrit comme bénévole, mais mes informations personnelles ont changé, puis-je mettre mon profil à jour ?

Oui, accédez à votre profil sur le portail afin de mettre à jour votre profil. Assurez-vous que votre nom, votre adresse, votre courriel et votre numéro de téléphone soient toujours à jour pour la durée des Jeux.

Je me suis inscrit comme bénévole, mais je n’ai reçu aucun message de la part des Jeux.

Afin de vous assurer que vous recevez toutes les communications relatives aux Jeux, assurez-vous que votre adresse est complète dans votre profil de bénévole. Sinon, vérifiez si les adresses ci-dessous ne sont pas dans vos pourriels :

  • @gems.pro
  • @awg2020.org

Assurez-vous que ces adresses se rendent dans votre boîte principale pour recevoir les informations nécessaires. Si vous êtes incertains de votre statut de bénévole, envoyez un courriel à notre équipe à volunteers@2020awg.org.

Que signifie mon statut sur mon inscription ?

Le statut de votre application indique à quelle étape vous êtes dans le processus de votre Expérience bénévole (consultez la page Votre expérience bénévole). Alors que vous passerez les différentes étapes, vous verrez le statut dans votre profil mis à jour.

 

Bénévoles de l’extérieur:

Je souhaite faire le voyage jusqu’à Whitehorse pour les Jeux. Le transport et l’hébergement sont-ils fournis ?

Tous nos bénévoles de l’extérieur doivent faire leurs propres arrangements pour le transport, l’hébergement et les repas. Des collations seront fournies lorsque vous serez sur vos quarts de travail.

J’habite à l’étranger et je voudrais venir à Whitehorse comme bénévole. Pouvez-vous m’aider à obtenir un visa? Le transport et l’hébergement sont-ils fournis ?

Vous devrez faire vos propres démarches pour votre visa, votre transport, vos repas et votre hébergement. Des collations seront fournies lorsque vous serez sur vos quarts de travail.

Je suis inscrit comme bénévole. J’habite en Alberta et j’arriverai environ deux jours avant le début de mes quarts de travail. Recevrai-je ma séance d’orientation avant mon premier quart?

Nous sommes ravis que vous vous joigniez à nous à Whitehorse. Avant votre arrivée, contactez-nous au 867-393-2020 ext #1006 ou à volunteers@awg2020.org pour réserver votre séance au centre des bénévoles. Il est situé au bureau des Jeux, bureau 300, NVD Place, 4th et Ogilvie (en face du Qwanlin Mall). Lors de cette séance, vous recevez de l’information générale sur les Jeux d’hiver de l’Arctique, de même que votre uniforme et votre accréditation. Une fois sur place, vous devrez être en contact avec la ou les divisions pour lesquelles vous travaillerez, selon votre horaire, pour coordonner les séances de formation spécifiques à votre rôle et le site sur lequel vous travaillerez.

Je dois réserver mon hébergement à Whitehorse. Où puis-je trouver de l’information sur le sujet?

Regardez sous l’onglet Visiteurs/Hébergement du site des AWG2020 pour trouver les informations sur l’hébergement disponible à Whitehorse. Vous devrez réserver directement avec l’endroit choisi.

 

Votre Expérience bénévole:

Suis-je automatiquement affecté à un rôle dès mon inscription ?

Compléter l’inscription en ligne est la première étape du processus de votre expérience bénévole aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020. Nous avons un processus d’évaluation et un contrôle de sécurité basés sur les compétences et champs d’intérêt des participants. L’affectation des bénévoles dans leur rôle spécifique se fera au début de l’automne 2019.

Dois-je passer une entrevue pour mon rôle ?

Une fois que vous êtes inscrit en ligne, votre expérience bénévole débute et vous serez contacté pour recevoir des instructions pour les prochaines étapes du processus. Certains bénévoles seront contactés, en personne ou en ligne, selon leur intérêt pour certains rôles, afin d’obtenir davantage d’information sur leur expérience et leurs compétences.

Pourquoi dois-je compléter une vérification de casier judiciaire et qui doit payer les frais ?

Pour la sécurité de tous les athlètes et bénévoles, nous exigeons que toutes les personnes travaillant durant les Jeux procèdent à cette vérification. Il n’y a aucuns frais pour tous les bénévoles yukonnais inscrits comme bénévoles aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020. Visitez l’onglet Inscription des bénévoles sur notre site web (www.awg2020.org) pour de l’information sur le processus de vérification et pour trouver les formulaires nécessaires. Vous pouvez également vous rendre au bureau des Jeux d’hiver de l’Arctique.

Je viens de faire une vérification de casier judiciaire dans le cadre de mon travail. Puis-je l’utiliser?

Visitez l’onglet Inscription des bénévoles sur notre site web (www.awg2020.org) pour de l’information sur le processus de vérification et pour savoir quel type de vérification de casier judiciaire est accepté aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020.

Je suis professeur au Yukon et j’ai soumis une Vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables de la GRC au département d’Éducation pour l’année scolaire en cours. Dois-je refaire la vérification pour les Jeux d’hiver de l’Arctique ?

Si vous avez effectué une vérification de casier judiciaire et vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables depuis septembre 2018, le département d’Éducation a indiqué que le rapport original de la GRC peut être demandé afin d’être soumis au comité hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique à titre de preuve. Veuillez contacter le bureau des ressources humaines du département d’Éducation au 1000 boul. Lewes à Whitehorse pour demander le document original de la vérification. Une copie sera faite pour votre dossier au département d’Éducation.

Comment saurai-je si j’ai été accepté comme bénévole aux Jeux ?

Après avoir complété le processus d’inscription et suite à une vérification de casier criminel, vous recevrez un avis spécifiant que votre inscription comme bénévole aux Jeux d’hiver de l’Arctique de 2020 est approuvée. Cette information sera également disponible sur votre profil sur GEMS.pro. Consultez régulièrement votre boîte de courriel pour un message de notre équipe de la Division des bénévoles.

Horaires:

Puis-je demander de travailler en même temps qu’un ami ou un membre de ma famille ?

Malheureusement, il est impossible d’accepter les demandes de groupes d’individus bénévoles pour être assignées au même site, rôle ou quart de travail. Tous les rôles sont assignés en fonction des compétences, de l’expérience et des préférences de lieux de chacun, de même qu’en fonction des besoins des Jeux. Nous avons plus de 1800 bénévoles et des milliers de quarts à assigner ! La seule exception à cette règle est destinée aux personnes ayant un handicap et une aide à temps plein.

Je ne suis pas certain de mes disponibilités au moment des Jeux d’hiver de l’Arctique. Comment puis-je l’indiquer dans mon inscription ?

Inscrivez vos disponibilités autant que vous sachiez et vous pourrez toujours accepter plus ou moins de quarts de travail si votre horaire change, en accédant à votre profil via l’inscription en ligne sur GEMS.pro. Si vous n’avez aucune idée de vos disponibilités, laissez cette section vide pour le moment : vous pourrez la mettre à jour lorsque vous les connaîtrez.

 

Avantages:

Quels sont les avantages à être bénévole aux Jeux d’hiver de l’Arctique ?

Il y a plusieurs avantages à jouer un rôle clé dans les Jeux, incluant tisser des liens durables avec d’autres bénévoles et avec les employés du comité hôte ; recevoir un uniforme et une épinglette ; acquérir de l’expérience dans le domaine événementiel ; parfaire vos compétences et connaissances et représenter le Yukon à l’échelle nationale.

Dois-je payer mon uniforme ?

Tous les bénévoles donnant plus de 12 heures de leur temps recevront un uniforme gratuitement.

Fournissez-vous les repas ?

Les repas ne sont pas fournis, mais des collations seront offertes dans les salons de bénévoles des installations sportives.

Quel genre de reconnaissance recevrai-je ?

Le comité hôte soulignera le travail des bénévoles à un événement de reconnaissance qui se tiendra après les Jeux.

 

 

Orientation et formation:

Quel genre de formation les bénévoles reçoivent-ils ?

Tous les bénévoles doivent compléter trois formations importantes.

  1. Orientation générale des Jeux
  2. Formation spécifique à la tâche
  3. Formation spécifique aux installations sportives

Quand recevrai-je mon invitation pour l’orientation générale des Jeux ?

Juste avant le début des Jeux (février-mars 2020), vous participerez à la séance d’orientation obligatoire. Vous y recevrez des informations générales sur les Jeux, votre uniforme de bénévole de même que votre accréditation, nécessaire pour entrer sur le site lors de vos quarts de travail.

Quand recevrai-je la formation spécifique à ma tâche ?

Selon le rôle qui vous est assigné, votre entraînement spécifique peut impliquer plusieurs éléments. Il sera fourni par la division pour laquelle vous travaillerez.